新人が忘年会の幹事をする時の注意点!基本を押さえ先輩も上手く使う

寒くなり、年末が近づくと忘年会シーズンだなあと感じてきます。

忘年会は幹事を新人にやらせる会社も少なくありません。

まだまだ会社に慣れてないのに、いきなり忘年会の幹事なんて気が重いですよね。

大学とは違い、カラオケで歌いながら飲むわけにもいきません。

きちんと事前準備をし、当日を進行しなければいけない大変な役割。

任せる先輩も心配になると思います。

そこで、忘年会の幹事が注意しなければいけないポイントをおさえて紹介するので、当日までにチェックしてみてください。


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忘年会当日までに準備すること

忘年会の幹事は通常の仕事と同時進行で準備を進めなければいけません。

しかし、幹事の仕事は思ったよりやることが多く、ひとりで準備するのは困難でしょう。

まずは、同期の新人や先輩に力を借りて分担して準備することをお勧めします。

何もかも分担するのは幹事として責任感がないように思われるので、それぞれの項目ごとに役割を分担してみました。

日程調整

忘年会の日にちを決定するには、上司からの意見を優先に考えましょう。

幹事が責任をもって上司の希望する日にちを集計し、決定したら先の上司に報告といった行動が必要だと思います。

面倒だと思うかもしれませんが、会社の忘年会なので、きちんとした段取りをとるのが先決です。

その時に、その上司の料理の好き嫌いやどんな雰囲気のお店が良いかリサーチするのもいいかもしれません。

メールやLINEで済まさず、直接聞きに行った方が、忘年会の良い情報を聞けるかもしれませんよ。

あとは、人気のお店なら忘年会シーズンは予約でいっぱいになるので、遅くても1か月以上前には日にちを決定しましょう。

出欠者の確認

日にちは決定したけど、場所がまだ未定。

しかし、参加人数が決まらなければ場所の確保もできません。

場所を決める前に日付や時間など決定したことを報告しましょう。

その時に出欠の有無を取ると良いと思います。

この連絡はメールでも問題ないと思うので、お手伝いしてくれる同期に頼んでも良いと思います。

ただ、参加者の詳細は必ず幹事に届くようにしてください。

場所の確保

人数が決まったら、場所を探します。

参加人数が多ければ多いほど、料理の好みも違いますし、飲み物を飲む量も人によって違いますから飲み放題にしておくのが一般的でしょう。

バイキングなどの立食でも良いと思いますが、予算が少し高くなるかもしれません。

一般家庭でも良く食べられる料理全般があるお店はやはり居酒屋なので、できれば個室を優先して探してみてください。

二次会も同様に一次会の近くのお店で選ぶのがよいでしょう。

そして、大切なのは料理が美味しいか、店の雰囲気が良いかです。

なじみの店なら判断できますが、初めて行くお店の場合はできるだけ事前に行ってリサーチしてほしいです。

ネットで探して雰囲気がよさそうだったけど、料理が美味しくなかったというのはよくある話です。

お店選びで失敗しないように一度は忘年会で行くお店に行ってください

会費を集める

日にちと場所が決定すれば、会費を集められます。

メールなどで忘年会のお知らせを連絡し、会費の徴収をお願いしましょう。

こちらも、連絡はお手伝いしてくれる人に頼み、お金は幹事が管理してください。

出し物やゲームの準備、挨拶のお願い

出し物やゲームなどは、色々な会社によって違うと思います。

ビンゴゲームなどで賞品が当たったり、部署ごとに出し物を披露する会社もあると思います。

それよりも社長や上司の挨拶を重点に粛々とした忘年会という会社もあるでしょう。

これらに関しては、新人の幹事ではわからないことが沢山あります。

出し物やゲームなどは先輩からの助言が必ず必要です。

当日の忘年会の流れを把握したうえで、先輩にアドバイスをもらってください。

挨拶に関しては、幹事が先頭に立って挨拶を頼む上司にお願いしましょう。

その時はいつのタイミングで何分ほど挨拶してほしいと明確に説明し、頼まれた上司も準備があるので、忘年会の1週間前までにはお願いしましょう。

これで、事前の準備はだいたい出来ました。

あとは忘年会当日の進行を確認します。

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忘年会当日は新人幹事らしく元気にハキハキと

忘年会当日は、参加者が来る30分以上前にはお店に到着し、段取りを確認しましょう。

お店は借りる時間が決まっているので、タイムスケジュールはきちんと把握しておかなければいけません。

出し物や挨拶は必ず時間オーバーになるので、中締めを行った方が時間に余裕が持てます。

流れとしては

  • 開会の挨拶
  • 歓談
  • 出し物
  • 挨拶または中締め
  • 歓談
  • 閉会の挨拶(締めの言葉)
  • 解散(2次会へ)

というのが理想です。

どうしても最後の方が時間ギリギリになるので、最初の歓談を少し多めに時間を取り、時間が無くなったら2回目の歓談を少し早めに切り上げて締めの言葉にうつりましょう。

また、幹事が司会進行という会社が多いと思います。

新人らしく大きな声で笑顔であれば、多少の失敗があっても許してくれると思いますよ。

まとめ

最後に忘年会を成功させるもうひとつのポイントは「盛り上げ役」にお願いすることです。

どの会社でも宴会部長と言われる存在の人は必ず一人います。

その人はもしかして、忘年会のことに関して細かく指摘してくれるかもしれませんが、新人幹事にとって盛り上げ役がひとりでもいると安心だと思いませんか?

普段は厳しく怖い先輩かもしれませんが、盛り上げ役とは言わず、忘年会のお手伝いをお願いして少しでも忘年会が成功するアドバイスをもらってください。

新人にとって忘年会の幹事が初めての大仕事かもしれません。

まずは、事前準備をしっかりして、当日の進行をハキハキと行えば、成功間違いなしです!

その日だけお酒を多少我慢して、自分も盛り上げ役の人と一緒になって忘年会を盛り上げましょう!!


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