暑気払いの時期とは?乾杯や締めの挨拶をする幹事さんへ

会社で暑気払いの幹事をお願いされたときのお役立ちノウハウを、具体的にご紹介していきます!!


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暑気払いをセッティングするのにふさわしい時期とは?

暑気払い1

日本の伝統的行事でもある「暑気払い」。古来では体の熱を取り払い夏の暑さを乗り切るために、体を冷やす効果のある漢方薬を飲んだりしたのですが、今ではすっかり「暑気払い=宴会!」という図式が成り立つようです。

特に、夏の暑さを冷たいビールで取り払おう!といったイメージが強く、もちろん気楽な仲間同士なら楽しくビールを飲めばよいのですが、これが会社の宴会であり幹事となると、やはり身構えてしまいますよね。

しかし!心配をする必要はありません。暑気払いは会社の行事の中でも、歓送迎会や忘年会と違って比較的気楽な宴会と言えます。なにせ、「皆で楽しく飲んで夏に負けないよう頑張ろう!」といったことが趣旨ですから。

ではその暑気払い、セッティングはいつ頃がもっともふさわしいのでしょうか?
ズバリ、7月の初旬から中旬をおススメします。早めの時期に幹事を頼まれたなら、ぜひこの時期にセッティングして下さい。理由は、本格的な猛暑を迎える前に「頑張って乗り切るぞ!」という意味合いを持つからです。

また、ボーナス後のこの時期、会社の皆はテンションも高くなっており、積極的に暑気払いの宴会に参加してくれる可能性が高くなります。

また、場合により暑気払いは歓送迎会とセットで行われる場合があります。ボーナス後にほかの会社から転職してきたり、もしくはその逆で退職したり、また、会社からの辞令で海外留学に行く社員などもいるからです。アメリカなど海外の大学は9月からがスタートということもあり、この時期に移動する場合が多いのです。

しかし、歓送迎会の意味合いを含むといっても、そういった人数は絶対的に少ないもの。4月下旬に行われる本格的な「歓送迎会」のように、堅苦しく考える必要はありません。

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宴会設定の具体的準備の仕方と流れとは

暑気払い2

1. まずは案内状を作成します。内容は以下を参考にしてください。

ポイントは、シンプルに、わかりやすく、丁寧語を使って、の3点です。

具体例)

皆さまお忙しい毎日をお過ごしのことと存じます。
梅雨明けも間近となり、これからが本格的な暑さとなります。
さて、この暑さに負けないよう、今年も下記の通り暑気払いを企画いたしました。
皆様のご参加を心よりお待ちしております。
.
日時:○月○日(金)午後○時○分より
場所:「○○(店名)」
住所:新宿区○○ ○丁目1-2○ビル1F(新宿駅西口徒歩5分)
TEL:03(0000)0000
会費:3500円(当日、受付にて回収いたします)
.
たいへんお手数ですが、出欠のお返事を○月○日までに、下記、
○○(自分の名前)までご連絡下さるよう、お願い申し上げます。
幹事:営業部○○(自分の名前)
TEL:(自分の連絡先で明記してよいもの)
メールアドレス:(上に同じ)

ここに歓送迎会が含まれる場合は、

「この度営業部の○○さんが退職されることとなりました(異動されることとなりました、海外研修に行かれることとなりました、等、送別の報告)また、この度当社では新人の○○さんと○○さんを迎えることとなりました。
つきましては3人の今後の活躍に心からの応援の意を込めて、同時に歓送迎会を開催させていただきたいと思います」

などの一文を添えるとよいでしょう。

上記をポスターにして共有スペースなどに張り出すか、また、案内状にして皆さんに手渡します。
ここで気を付けたいのは、できるだけ案内状は、所属部署や会社の役職の高い方から渡すことです。

2. 次に、出欠の確認が取れましたら参加者リストを作成します。

これをもとに、当日の会費の回収をします。

また、挨拶や乾杯の音頭、締めの言葉を誰にお願いするかを決定し、事前に依頼しておきます。ビジネスマナーとしては、会を始めるにあたっての挨拶は参加者の中で一番役職の高い人、乾杯の挨拶は3番目に役職の高い人、締めの挨拶は2番目に役職の高い人となっています。
が、それに限ったことではなく、「宴会部長」と呼ばれるような、皆が認知していてムードメーカーの中堅社員で宴会好きの方がいたら、その方に頼んでみるというのも手です。また、役職が重なっている場合は、年齢の高い人から依頼をするようにします。

3. 当日の会費回収において対応できるよう釣銭を用意します。

暑気払い3

さて当日、幹事の上手な司会進行とは…

これも、決して構えすぎる必要はありません。
「元気よく、さわやかに、ハキハキと」を心がければよいのです!

例)
「本日はお忙しい中お集まりいただきありがとうございます。わたくし、本年度の幹事を務めさせていただきます営業部の○○と申します。まずは乾杯前の挨拶を○○部の○○部長にお願いします」

など、挨拶を頼む方の役職、名前を紹介します。乾杯、締めの言葉も同様にします。ただし…

前の章で、挨拶や乾杯の音頭は参加者の中でも役職の高い人にお願いするとありましたが、「挨拶や締めの言葉は幹事の君に頼むよ」なんて場合も想定します。
そんなときは、挨拶は短めに、時節の句を入れながら、手早く切り上げます。

このときに注意したいのは、会社の景気など、仕事に関する言葉は入れないことです。趣旨は、皆で暑さを乗り切る楽しい暑気払いです!余計なことは言わないよう心がけましょう

また、歓送迎会も兼ねている場合は、今回の暑気払いがそういった意味合いがあることに簡単に触れておきましょう。
その場合は、退職や移動など会社を離れる方から紹介するのが一般的です。ご本人自らの自己紹介は、会がある程度進行し場が温まってきた頃にお願いしてうながしましょう。

挨拶の言葉

例)
「今年も激しい猛暑が予想されております(もしくは続いております)が、本日はそんな暑さを吹き飛ばす、暑気払いの会にしたいと思います。明日への活力を蓄えるため、お食事とお飲みもの、また、楽しい会話を目いっぱい楽しんでいただけたら幸いです!」

など、ありきたりでも、元気よく切り良い挨拶が喜ばれます
もし乾杯の音頭も頼まれたら、参加者の全員に飲み物が行きわたっていることを必ず確認してください。これは、幹事のお仕事での必須のひとつでもあります

乾杯の言葉

例)
「それでは皆さん、グラスをお手にお持ちになられましたでしょうか。では会社のますますの発展と、この暑さを乗り切れるよう皆さんの健康を祈念して、
乾杯!!」

締めの言葉

例)
「宴もたけなわとなりましたが、そろそろ締めの言葉とさせていただきます。まだまだ暑い日々は続いていきますが、体調に気を付けて、乗り切ってまいりましょう。それでは、一本締め(または三本締めなど)とさせていただきます。皆様、お手を拝借、よぉ~~~ パンッ」

難しい小話など入れずに、このような形で十分かと思われます。

暑気払い4

まとめ

  • 暑気払いの会は堅苦しく考えずとも大丈夫!
  • 準備は1~3の必要項目をチェックして確認しましょう!
  • 暑気払いの司会、挨拶などは元気よく手短に!

※補足…幹事が飲みすぎてくだけすぎてしまわないよう、お気を付けくださいませ。楽しい暑気払いとなることを、心よりお祈りしています!


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