面接日程通知メールの返信文例!ビジネスメールのマナーを解説します

就職活動、最近は略して就活とも言いますが、それはその後の人生を左右する大事な時期です。

就職活動だけで人生が決まる!ということはありませんが、初めの仕事のスキルが人生を導くことは少なくありません。企業の求める人材は様々で、受ける側からはどんな人物が求められているのか測れない部分が多いですね。

面接メール1

しかし、就職活動を通じて、社会人として最低限のマナーが見られていることは間違いありません。

今回は、面接日時の連絡をメールで受けた時の返信について、どのようにしたらよいのか考えていきましょう。応募企業から面接日時をメールで連絡を受けた時、指定の日時に行ける場合、行けない場合を想定して返信文例を載せていきます。どうぞ参考にしてみてください。


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ビジネスメールのマナーとは?

先ほども書きましたが、就職活動では社会人としての最低限のマナーができていることが内定の前提になってきます。では、メールにおける社会人のマナーとはなんでしょうか?

要件をまとめて簡潔に書く。

相手は忙しい中で、あなたのメールを読んでいます。また、大量のメールが届いていることを考え、相手を思いやれば、自然と簡潔に要件をまとめるようになるはずです。

書式を整える。

文例を見てもらえばわかると思いますが、ビジネスメールには決まった形があります。その形を踏襲すれば、着目すべき点がわかりやすく読みやすいメールとなります。言葉使いや改行も重要なポイントです。

ビジネスメールの構成はこちらです。この構成に従って文章を組み立てます。難しそうに思えるかもしれませんが、「要件」以外は定型文です。

  • 相手の所属・名前 (○○部○○様、○○御中)
  • 簡潔な挨拶
  • 自分の名前を名乗る
  • 要件
  • 簡潔な挨拶
  • 署名

なるべく早く返信する。

アルバイト先などで報告・連絡・相談を報連相(ほうれんそう)と教わった人もいると思います。報連相は最も基本的な社会人のルールです。

また、困ったことがあるときほど、早く報連相をすることがよりよい対応につながります。就職活動においては、企業の人事部の方といかに適切に報連相できるか、ということを見られているといっても過言ではないのです。

返信の件名の欄は、「Re:(元の件名)」のままでよいです。そうすることで、担当者が、どのメールへの返信かわかるからです。

それでは面接日程通知メールの返信文例を見ていきましょう。

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面接日程通知メールへの返信文例

以下の3通りの返信文例を紹介します。

  • 指定の日時を承諾する場合
  • 指定の日時に行けない場合
  • 日時をこちらから指定する場合

面接を受ける社名の「株式会社」の位置を間違えないようにします。「株式会社○○○○」か「○○○○株式会社」なのかの違いは重要ですし、間違えると応募する会社のことをよくわかっていないとみなされてしまいます。

以下の文例はそのまま使えることを狙っていますが、相手に合わせた細かい点に注意を払うようにしましょう。

指定の日時を承諾する場合の文例

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇〇〇様

〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。
大変お世話になっております。
面接の日程のご連絡、誠にありがとうございます。
それでは、以下の日程でお伺いいたします。

日時:〇月〇日〇時~
場所:株式会社〇〇本社ビルお忙しい中、お時間をとっていただき誠にありがとうございます。
当日は何卒宜しくお願いいたします。
——————————–
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名〇〇〇〇
住所
電話番号
Email

指定の日時に行けない場合の文例

当たり前ですが、行けない理由は企業の人事担当者からみても、「これでは仕方がない」と思ってもらうようにすることが重要です。

例えば、ゼミや試験などの学業に関することや、避けられない家庭事情であれば理由として成り立つと思います。

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇〇〇様

お忙しいところ、メールにて失礼いたします。
先日、御社より面接のご案内をいただきました〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。面接の機会をいただきまして、誠にありがとうございます。日程を〇月〇日〇時~とご案内いただいておりますが、
〇〇の事情で伺うことができそうにありません。
申し訳ございません。

日程を変更していただくことは可能でしょうか。
改めて日程をいただけますと幸いです。

ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
——————————–
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名〇〇〇〇
住所
電話番号
Email

日時をこちらから提示する場合の文例

日時をこちらから提示するときは、3つくらい選択肢を挙げます。日時を1つしか提示しないと、先方がその日時では都合が悪いときには、さらに日時調整が必要になり、双方で手間が掛かってしまいます。

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇〇〇様

お忙しいところ、メールにて失礼いたします。
先日、御社より面接のご案内をいただきました〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。日程を〇月〇日〇時~とご案内いただいておりますが、
〇〇の事情で伺うことができそうにありません。
申し訳ございません。

もし可能であれば、以下の日程のいずれかに変更していただけませんでしょうか。
・〇月〇日午後
・〇月〇日午前
・〇月〇日終日
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
——————————–
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名〇〇〇〇
住所
電話番号
Email

まとめ

どの場合も、基本的なパターンがあることがわかっていただけましたか?

上で紹介しましたように、ビジネスメールには決まった構成があります。この構成を外さないようにします。

これらを丁寧な言葉で感謝や謝罪の気持ちを込めながら、的確に要件を述べれば大丈夫です。

メールも就職活動の一部です。気をぬかずに対応しましょうね。


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